Le droit à la déconnexion est inscrit dans le droit du travail pour tou·tes les salarié·es. Si les employeurs ont pour obligation de mettre en place un accord ou une charte à ce sujet, la question reste de savoir comment concrètement garantir ce droit au quotidien pour ses équipes. Dans un contexte où les outils numériques sont partout autour de nous, et où le télétravail se développe de plus en plus (surtout chez ilek !), comment s’assurer que les personnes puissent effectivement se déconnecter de leur travail et profiter pleinement de leurs temps personnels ?

💚 Se déconnecter pour protéger sa santé !

Le droit à la déconnexion, tel qu’il est entendu par le code du travail, est la possibilité pour le·la salarié·e de ne pas être connecté·e en permanence aux outils numériques (e-mail, internet, skype, smartphone, slack, zoom etc.) et plus particulièrement pendant ses temps de repos et de congés.

Alors, pourquoi c’est si important de se pencher sur ce sujet ?

• Respecter l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée : c’est un point essentiel pour toute personne en entreprise, il est fondamental que chaque salarié·e puisse se couper de ses responsabilités professionnelles dans le cadre de sa vie privée, pour profiter de sa famille, ses activités, son repos ;
• Protéger les salarié·es en télétravail : renforcer la frontière entre temps de travail et temps de repos lorsqu’on travaille à domicile ;
• Prévenir les risques psychosociaux et les burn-out : limiter les sentiments de surcharge et les situations à risque, protéger la santé mentale ;
• Garantir le bien-être au travail : offrir de vrais temps de coupure pour se sentir bien lorsque l’on retourne travail, et ainsi être plus efficaces au quotidien.

La déconnexion, c’est protéger sa santé physique et mentale, se reposer véritablement, et donc aussi être plus performant·es lorsqu’on se replonge dans nos missions pros !

Si l’entreprise a la responsabilité d’offrir des outils, un cadre de travail et une culture d’entreprise favorables à la déconnexion, il s’agit aussi d’une responsabilité personnelle ! Nous sommes tou·tes responsables de notre propre déconnexion, et nous avons aussi un rôle à jouer pour protéger celle de nos collègues.

En tant qu’entreprise proposant le 100% télétravail, nous pensons que celui-ci peut être très positif pour l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, car il nous permet de mieux nous organiser au quotidien et de réduire les temps de trajet. Mais nous savons aussi qu’il entraîne des risques liés à une frontière floue entre le privé et le professionnel. Alors nous avons décidé de faire de la déconnexion un véritable outil pour le bien-être de nos salarié·es, au travers de recommandations personnelles, d’actions organisationnelles et de sensibilisations pour agir sur toute la culture d’entreprise.

Lutter contre la surcharge informationnelle

On le sait, un gros sujet en entreprise est la surcharge d’information : en moyenne, un·e salarié·e reçoit 30 mails par jour, ce à quoi il faut rajouter les messageries instantanées, SMS et appels téléphoniques.

Le premier enjeu est donc lié à l’usage de la messagerie électronique. Pour protéger ses collègues, il est recommandé de faire attention au moyen de communication utilisé en fonction du besoin, de bien sélectionner les destinataires du message (halte aux abus des fonctions “CC”, “CCI” et “répondre à tous” !), et d’indiquer un objet précis à son message. Pour se protéger soi-même, on organise des temps de lecture sur des plages planifiées pour ne pas être interrompu·es toute la journée, on limite les notifications et on se désabonne des newsletters qu’on ne lit pas. Des actions positives pour notre santé mentale, mais aussi pour la planète 😉

Pour ce qui est des téléphones portables, on évite d’installer ses outils professionnels sur son téléphone personnel (oui, oui, on peut vraiment faire sans !), on désactive un maximum de notifications sur son téléphone professionnel (agenda, mails et autres messageries de bureau), et on pense à l’éteindre le soir et les weekend.

Ensuite, quand on écrit à ses collègues, on fait attention à la priorisation des demandes : il est recommandé de préciser l’échéance à laquelle une réponse est attendue (et de manière raisonnable bien sûr), de n’utiliser la notion “urgent” que si l’urgence est bien réelle, et d’éviter d’envoyer des nouvelles demandes les vendredis après 15h. Toutes ces actions aident à mieux s’organiser au quotidien, et à atteindre nos objectifs de manière plus sereine.

Du côté d’ilek, pour accompagner les salarié·es dans l’application de ses règles, on a aussi travaillé sur la gestion de la surcharge d’information avec des actions simples à déployer :

• Désactiver la plupart des notifications de l’ordinateur lors de sa configuration pour limiter la pollution mentale ;
• Paramétrer les notifications de notre messagerie interne en silencieux en dehors des horaires de travail ;
• Mettre en place un planning d’inscriptions pour les communications générales d’entreprise, pour les réduire à 1 par jour maximum.

Se déconnecter en dehors du temps de travail

Selon le baromètre Ipsos/RingCentral, 28% des salarié·es français·es prévoyaient de travailler au cours de leurs vacances en 2023, et 42% de consulter leurs mails et messageries instantanées. Alors comment faire pour aider les membres de votre équipe à mieux se déconnecter pendant leurs temps de repos ?

En semaine et pendant les weekend, il est bien sûr recommandé de faire attention aux horaires de nos messages (ne pas en envoyer entre 19h et 8h du matin). Et si vraiment vous étiez en train de boucler un sujet et que vous voulez envoyer ce message avant d’oublier, pensez à différer l’envoi pour que la personne le reçoive au moment adéquat. Sauf exception, les horaires de réunion ne devraient pas avoir lieu avant 9h30, entre 12h et 14h et après 17h, voire même après 16h les vendredis. Parce que de nombreuses personnes sont aussi des parents et doivent jongler avec les horaires de l’école ! Enfin, il ne faut pas négliger l’importance de prendre une vraie pause à midi, pour se couper mentalement du travail.

Pendant les congés, nous recommandons le paramétrage d’un message automatique d’absence. Sur tous vos outils numériques, il vous permet d’informer la personne qui vous écrit qu’elle ne recevra pas de réponse avant une date donnée, et éventuellement de la renvoyer vers une autre personne en cas d’urgence. Il permet donc de partir l’esprit plus léger. Pour mieux anticiper votre départ, vous pouvez aussi préparer un document avec les informations clés sur vos dossiers en cours pour vos collègues, pour éviter des appels vous demandant où est le dossier 83-A pendant votre balade en forêt. Et bien sûr, ne pas consulter ses mails ! On sait qu’on risque de revenir avec une boîte de réception chargée. Mais il vaut mieux planifier 2h de consultation à son retour, plutôt que de répartir ses 2h au cours de nos congés. Sinon, on ne sort pas pleinement la tête de nos sujets pro ! De la même manière, on ne contacte pas ses collègues pendant leurs congés, et on diffère les envois après leur retour pour leur permettre de reprendre tranquillement leur travail.

Pour s’assurer que ces règles sont bien respectées, ilek met aussi en place des actions spécifiques :

• Nous réalisons des enquêtes et entretiens réguliers abordant le sujet de la déconnexion avec les salarié·es ;
• Nous organisons des points RH et des points avec les managers à la suite d’une absence de plus d’un mois (attention, c’est une obligation légale, et c’est très important pour une reprise sereine) ;
• Nous envoyons un rappel 3 mois avant la fin du solde annuel de congés aux salarié·es ayant plus de 10 jours non posés ;
• Nous offrons 3 à 5 jours enfants malades, 3 jours aidants et 3 jours RQTH, pour permettre aux personnes concernées de s’occuper de leur entourage et de leur propre santé plus sereinement.

Impliquer les équipes

Pour terminer, il faut avoir conscience que le sujet de la déconnexion nécessite d’impliquer tout le monde dans l’entreprise, pour créer une culture propice à ces pratiques. On sait que la plupart du temps, quand on arrive dans une nouvelle structure, on va s’adapter aux pratiques de nos collègues. Il est donc important de montrer un bon exemple dès le départ, en respectant ses horaires, en sollicitant convenablement ses collègues et en rappelant régulièrement les bonnes pratiques.

Le rôle du management sur le sujet est clé. L’exemplarité est essentielle pour garantir la bonne déconnexion dans les équipes. Les managers sont donc invité·es à ne pas contacter leurs équipes en dehors de leurs heures de travail, à prioriser raisonnablement leurs demandes, à soigner leur manière de communiquer et à réaliser des rappels réguliers des bonnes pratiques dans leurs équipes. L’encadrement a aussi une position plus à risque sur les sujets de déconnexion. Il est donc nécessaire aussi de se protéger soi-même en tant que manager, et de respecter les règles de déconnexion. Ainsi, en montrant l’exemple, les équipes se sentiront plus légitimes pour les appliquer aussi.

De manière générale, ilek s’engage à communiquer et sensibiliser largement et régulièrement sur le sujet de la déconnexion :

• La direction d’ilek communique sur les principes clés de la charte ;
• Une sensibilisation annuelle est réalisée en direction des managers, pour leur rappeler les bonnes pratiques, suivre la bonne application de la charte, et s’assurer d’une redescente de l’information dans chaque équipe ;
• Une conférence est réalisée une fois par an sur le sujet de la déconnexion et de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée ;
• Des recommandations et challenges sont partagés chaque semestre via la messagerie interne ;
• La charte est présentée à tou·tes les nouveaux·elles arrivant·es dans le cadre de l’onboarding et est mise en ligne sur l’intranet Notion ilek.

Il existe donc plein de choses et d’idées à mettre en place dans les entreprises pour faire respecter ce droit ! Ici nous avons regroupé les principales actions mises en place par ilek, mais il y a encore de nombreuses bonnes pratiques à explorer et/ou déjà mises en place dans d’autres entreprises.